5. Bố cục của luận văn 3
3.3 Giải pháp hoàn thiện công tác tổ chức kế toán trách nhiệm tại IDICO 67
3.3.4.4 Ứng dụng sâu rộng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức kế toán trách nhiệm 90
trong doanh nghiệp.
3.3.4.4 Ứng dụng sâu rộng công nghệ thơng tin trong cơng tác tổ chức kế tốn trách nhiệm trách nhiệm
Cơng tác kế tốn trách nhiệm sẽ phát huy tác dụng tối đa với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin. Hệ thống máy tính và các chương trình máy tính giúp cơng tác kế toán trách nhiệm đạt hiệu quả cao về mặt thời gian tính tốn, lập báo cáo và bảo đảm tính chính xác của số liệu phân tích và báo cáo.
IDICO cần mạnh dạn thuê thiết kế phần mềm chuyên dùng cho kế toán quản trị, hoặc viết thêm mơ-đun tích hợp vào phần mềm kế tốn tài chính tại tổng cơng ty. Sau đó kết nối và phân quyền quản trị đến kế toán trưởng, trưởng bộ phận kế toán trách nhiệm và từng cá nhân làm cơng tác kế tốn trách nhiệm tại tổng cơng ty và các công ty thành viên, kể cả kế toán trách nhiệm tại các phân xưởng, đội xây lắp.
Cụ thể là, ở phần dự tốn, mơ-đun mới sẽ ghi nhận các số liệu dự toán (do nhân viên nhập liệu nhập vào chương trình), tài khoản ghi nhận nghiệp vụ (hệ thống tài khoản kế toán của đơn vị) và mã trung tâm trách nhiệm, mã số phân biệt giữa nghiệp vụ dự toán và nghiệp vụ thực tế. Sau đó, chương trình sẽ chuyển các dữ liệu này vào một vùng thông tin gọi là “vùng dữ liệu dự toán”. Đồng thời, ở phần báo cáo trách nhiệm, mô-đun mới sẽ hệ thống các tập tin “tổng hợp ghi sổ cái” theo thứ tự của mã trung tâm trách nhiệm trước khi chuyển các nghiệp vụ từ tập tin này vào tập tin “trung tâm trách nhiệm”. Sau đó, chương trình sẽ tự động đối chiếu dữ liệu từ hai tập tin “tổng hợp ghi sổ cái” và “trung tâm trách nhiệm” để in ra báo cáo thực hiện chi phí, doanh thu, lợi nhuận và đầu tư của từng trung tâm trách nhiệm.
Việc áp dụng các phần mềm tiên tiến, hệ thống mạng máy tính, máy chủ tiên tiến và tiện ích truy cập trực tuyến giúp các nhà quản trị có thể truy cập vào hệ
thống để lấy thông tin mọi lúc, mọi nơi, từ mọi máy tính có nối mạng internet bằng cách phân quyền (cấp password) cho từng cá nhân nhà quản trị. Song song, cần thiết lập hệ thống an ninh mạng hữu hiệu để ngăn chặn sự xâm nhập bất hợp pháp gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, cần chú ý rằng, mọi hệ thống khi hoạt động đều cần có giải pháp dự phịng. Thơng tin, dữ liệu kế tốn cần được trích xuất lưu trữ thường xuyên. Phần mềm kế toán phải được áp dụng các chế độ bảo mật, sao lưu ở mức an tồn cao nhất, có khả năng thay thế và phục hồi hoạt động bình thường cho cả hệ thống ngay lập tức khi có sự cố.